Teknik Presentasi yang Berhasil

Materi pelatihan untuk crew RCD, Divisi News Trans TV, Jumat, 25 November 2011

Teknik presentasi adalah bagian dari ilmu komunikasi. Komunikasi itu sendiri adalah penyampaian pesan dari pengirim kepada penerima, melalui suatu media.
Jadi, mengapa kita perlu belajar teknik presentasi? Dengan belajar, memahami, dan menguasai teknik presentasi, kita dapat berkomunikasi atau menyampaikan pesan kepada audiens dengan lebih efektif.

Ada empat hal yang perlu kita kuasai untuk bisa disebut memiliki kompetensi presentasi. Empat hal itu adalah: Analisis audiens (audience analysis), presentasi terstruktur (structured presentation), keterampilan komunikasi (communication skill), dan pemahaman/kepekaan antarpribadi (interpersonal sensitivity).

1) Analisis Audiens
Proses untuk mendapatkan informasi dan mengembangkan pemahaman terhadap pendengar yang akan dihadapi, supaya dapat merencanakan, membawakan, dan mempersiapkan berbagai informasi dengan efektif.

Memahami A-U-D-I-E-N-C-E
A = Analysis. Siapakah mereka? Berapa banyak yang akan hadir?
U = Understanding. Seberapa jauhkan pemahaman mereka terhadap subject yang akan disampaikan?
D = Demographic. Berapa usia, latar belakang, komposisi lelaki-perempuan, dan latar belakang pendidikan mereka?
I = Interest. Untuk tujuan apa mereka hadir? Mengapa mereka duduk di ruang ini? Atas keinginan siapa mereka hadir di sini?
E = Environment. Di mana saya akan berdiri? Dapatkah mereka semua melihat dan mendengar saya? Lingkungan yang ada akan seperti apa?
N = Need. Apakah kebutuhan mereka? Apakah kebutuhan saya selaku pembicara/presenter?
C = Customized. Kebutuhan atau tujuan khusus apa yang perlu untuk didapatkan?
E = Expectation. Apakah yang sekiranya ingin mereka dengar atau dapatkan dari saya?

Empat Tipe Audiens
Sebenarnya ada banyak tipe audiens, tetapi untuk menyederhanakan, kita sebut saja ada empat tipe. Sejumlah tipe ini kemungkinan besar akan Anda jumpai ketika melakukan presentasi:
Tipe Pemerhati: Ini adalah audiens yang paling baik. Mereka serius memerhatikan, mencatat, dan betul-betul berminat pada materi atau topik yang Anda sampaikan.
Tipe Sandera: Ini adalah audiens yang merasa ”terpaksa” atau ”tersandera” untuk hadir di presentasi Anda. Mungkin dia adalah mahasiswa pemalas, yang terpaksa ikut kuliah karena takut dilarang ikut ujian jika data absensinya parah. Atau, bisa jadi dia adalah karyawan, yang sekadar ditugaskan atau dipaksa atasannya untuk hadir dan mendengarkan presentasi Anda.
Tipe Turis: Ini adalah audiens yang mengikuti presentasi sambil lalu, seperti turis yang singgah di kota atau lokasi wisata untuk menikmati kesenangan, tanpa mau diajak berpikir terlalu serius. Bagi mereka, lumayan ikut di acara presentasi Anda, karena disediakan kopi, kue, dan makan siang gratis.
Tipe Teroris: Ini adalah audiens yang siap memberondong Anda dengan pertanyaan-pertanyaan tajam, kritis, dan keras. Motivasinya tidak selalu karena betul-betul antusias atau berminat pada informasi, tetapi dia mungkin memang sekadar ingin “mengetes’ kemampuan Anda. Mereka menikmati, saat Anda keteteran tak bisa menjawab pertanyaan.

Tujuan Analisis Audiens
Untuk mendapatkan pemahaman yang utuh mengenai pendengar seperti apa, yang akan dihadapi.

2) Presentasi Terstruktur
Kemampuan untuk mempresentasikan ide atau gagasan kepada seseorang atau sekelompok orang, sesuai waktu yang disediakan, dengan cara yang memudahkan pendengar untuk memahaminya.

Unsur-unsur Presentasi yang Terstruktur
• Menyatakan tujuan dengan jelas
• Menyampaikan dalam urutan yang logis
• Menggunakan berbagai media komunikasi
• Membuat transisi antar-topik
• Membuat kesimpulan
• Mengatur waktu dengan efektif

Tujuan Presentasi Terstruktur
Untuk memastikan apakah pendengar dapat memahami bagaimana alur materi akan disampaikan.

3) Keterampilan Komunikasi
Kemampuan untuk dapat menyampaikan informasi dan ide secara jelas kepada seseorang/sekelompok orang, dengan cara yang dapat membuat pendengar menjadi tertarik dan mudah menangkap pesan yang diberikan, serta menjaganya selama berinteraksi.

Unsur-unsur Keterampilan Komunikasi
• Komunikasi Verbal: Bahasa yang sesuai (bukan bahasa ”alay”), volume suara (untuk menguatkan volume suara, Anda bisa berlatih menggunakan napas perut), intonasi (naik-turunnya suara), tempo/pacing (cepat-lambatnya bicara), artikulasi (kejelasan kata), pausing (jeda).
• Komunikasi Non-Verbal: Penampilan, eye contact, jarak, ekspresi wajah, nada suara, gerakan tubuh. Sikap tubuh (body gestures) harus menunjukkan kesantunan, rasa hormat, dan memancarkan rasa percaya diri (confidence). Ketika melakukan eye contact, tataplah 3-5 detik agar audiens bersangkutan merasa diperhatikan. Untuk banyak audiens di ruangan yang luas, lakukan tatapan ke audiens dengan W atau M sweeping. Cara menatap juga harus terkesan profesional (bukan tatapan ”mesum” atau jenis lain, yang bisa disalahartikan).
• Dampak ke Audience: a) Manusia memiliki keterbatasan persepsi; b) Kesan pertama sangat penting; c) Bangunlah kredibilitas dengan cara menunjukkan tingkat pengetahuan yang cukup, menampilkan kesan profesional dan percaya diri, serta menjaga anti-diskriminasi, hukum dan standar etika.
• Menjaga Perhatian Audience: Rumus AISHA (Analogi, Ilustrasi, Story, Humor, Aktivitas).
• Mengecek Pemahaman: Apakah Anda sudah paham? Apakah saya memahami Anda?

Tujuan Keterampilan Komunikasi
Untuk memastikan bahwa kita dapat mempertahankan ketertarikan pendengar dan membuat mereka paham tentang pokok bahasan yang disampaikan.

4) Pemahaman/Kepekaan Antarpribadi
Menggunakan pemahaman interpersonal dalam presentasi untuk mengembangkan kenyamanan, dan rasa aman bagi pendengar, sehingga tercipta saling percaya dan keterbukaan.

Unsur-unsur Pemahaman/Kepekaan Antarpribadi
• Apresiatif (menghargai audiens)
• Berpandangan luas
• Mengetahui isu dan keprihatinan audiens
• Mengklarifikasi suatu situasi atau kondisi

Menghargai Audiens
Dalam menghargai audiens, kita harus jujur dan tulus. Dan akan lebih baik lagi, jika ucapan penghargaan itu bersifat spesifik (dalam menyebut aspek dari audiens yang kita hargai tersebut).

Menghargai audiens bisa dilakukan cukup dengan Anda mengucapkan kalimat seperti:
”Ini adalah pertanyaan yang paling kritis, yang saya terima sejak memulai ceramah pagi tadi…”
”Komentar Anda menunjukkan bahwa Anda sudah mempersiapkan diri untuk kuliah ini…”
”Saya berharap, mahasiswa lain bisa belajar dari cara presentasi yang dilakukan Dewi tadi!”

Tujuan Pemahaman/Kepekaan Antarpribadi
Untuk menciptakan suasana yang nyaman, khususnya bagi audiens.


Sumber:
Satrio Arismunandar, berdasarkan materi pelatihan dari Humanis Group, 21-24 Februari 2011.

from netsains.com

Posted in: pendidikan,Remaja,umum